El método 5S es una herramienta de origen japonés que busca mejorar la organización y limpieza en el lugar de trabajo. Aplicado en el ámbito de la seguridad y salud ocupacional, este método trae consigo diversos beneficios para los trabajadores: -Seguridad: Al tener un entorno de trabajo limpio y organizado, se reducen los riesgos de accidentes laborales. Con áreas despejadas y señalizadas correctamente, se evitan tropiezos, caídas y otros incidentes. -Salud: La implementación de las 5S promueve la higiene en el lugar de trabajo, lo que contribuye a mantener un ambiente más saludable para los trabajadores. Espacios limpios y ordenados ayudan a prevenir enfermedades relacionadas con la exposición a agentes contaminantes. -Bienestar emocional: Un entorno de trabajo ordenado y limpio también puede tener un impacto positivo en el bienestar emocional de los empleados. Sentirse en un espacio seguro y agradable puede aumentar la motivación y reducir el estrés laboral.
Son 5 palabras en japonés: 1º. Seiri= Clasificación: Seleccionar, separando innecesarios. 2º. Seiton= Ordenar: Situar necesarios. 3º. Seiso= Limpieza: Suprimir suciedad. 4º. Seiketsu= Estandarización: Señalar anomalías. 5º. Shitsuke= Autodisciplina: Seguir mejorando. Pudiendo ser aplicado desde enormes plantas industriales, talleres, hogares, o en trabajo de oficina.
SEIRI: Clasificación, es decir, seleccionamos separando lo que es útil de lo que no lo es. Retiramos los elementos innecesarios del sector, a fin de contar con un área de trabajo donde únicamente se encuentren los elementos, materiales y herramientas necesarias y la cantidad adecuada de cada uno de ellos.
Es muy común encontrarnos en los puestos de trabajo con muchas cosas innecesarias que se van acumulando, como: Productos defectuosos. Equipos y herramientas obsoletas para el puesto de trabajo, así como papeles y documentos inútiles en trabajos administrativos. Constituyen un obstáculo para el normal desarrollo de la actividad diaria formando barreras físicas que: dificultan el flujo de los procedimientos de trabajo; complican la búsqueda de herramientas que sí son necesarias para el puesto; y producen una deficiente distribución en planta. Todo ello puede aumentar los riesgos psicosociales, produciendo estrés. Además aumenta el riesgo de accidentes
¿Cómo procedemos?
*Identificamos los objetos que sí son necesarios y los ordenamos. *Si hay objetos dañados evaluamos si son útiles; de ser así los reparamos, si no son útiles, los separamos (pueden ser inútiles para un proceso de trabajo pero útiles para otro proceso), y si no tienen arreglo los descartamos (se pueden vender partes difíciles de conseguir, lo importante es eliminar lo superfluo y mantener solo lo esencial). *Si hay objetos que directamente son innecesarios para el puesto de trabajo, los separamos. Supongamos que hay un puesto de soldadura, el hecho de que hallan tarros con pintura inflamable no sólo molesta, sino que además puede generar un incendio. O supongamos que por cualquier motivo se produce un inicio de incendio, pero se tarda en acceder al extintor porque la zona está llena de objetos innecesarios que dificultan el acceso al mismo. *Si hay objetos (como herramientas, entre otros), inútiles para cualquier parte del proceso de trabajo y tampoco sirven para alguien más, hay que descartarlos, en caso de que sirvan a alguien más, se pueden vender, donar, tirar, etc.
“Akafuda”: Al Identificar elementos innecesarios en el puesto de trabajo, podemos aplicar Tarjetas Rojas (en japonés es: AKAFUDA), y completar el registro de Material Innecesario. Al momento de evaluar si es necesaria la utilización de dicha tarjeta, podemos tener en cuenta los siguientes criterios: *La necesidad del elemento en el puesto de trabajo.* Si es necesario ahora. *Aplicar tarjeta roja a equipos, artículos, herramientas o materiales sobre cuya utilización tenga dudas. *Y evaluar si los elementos son necesarios en esa cantidad. *Luego designar una zona de depósito para el material innecesario. Se debe establecer criterios para la aplicación. Un ejemplo es: Objetos no utilizados durante 1 mes = innecesario.
Retiramos dichos elementos del puesto de trabajo. Estos artículos etiquetados con tarjetas rojas, deben agruparse en un área de almacenamiento temporal. La tarjeta roja es entonces una herramienta de control visual usada para evidenciar a simple vista, artículos sobre cuya utilización se tiene duda y deben ser descartados o reubicados, a fin de mejorar la organización de las diversas áreas de una planta industrial, comercio, oficina, hogar, etc. La tarjeta roja debe tener para anotar: Nº, fecha, área, tipo de artículo, cantidad, valor, estado, un lugar para observaciones, entre otros elementos.
SEITON: Orden. Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Cuya finalidad es que exista un lugar para cada elemento (herramienta, documentos, etc.), adecuado a las rutinas o procedimientos de trabajo, listo para utilizarse y con su debida señalización. La falta de orden aumenta los riesgos en la seguridad de las personas (golpes, caídas, cortes, entre otros). También influye en los riesgos psicosociales.
Para lograr dicho orden: *Definimos la ubicación de los elementos necesarios en el sector de trabajo según la frecuencia de utilización. Los elementos utilizados frecuentemente, deben ir ubicados cerca del punto de uso en el puesto de trabajo. Los que son utilizados a veces, deben ir ubicados no tan cerca. Los elementos no usados con frecuencia, ubicados separadamente, y si no se usan nunca, descartarlos. *Determinar el medio/método de almacenaje de los elementos: ej. repisas compartimentadas. *Identificar y señalizar la localización designada a los elementos, todo debe tener su nombre y lugar identificado (rotulado). *Definir nombre, código o color para cada clase de artículo (es muy importante generar un control visual que permita encontrar rápidamente las herramientas y detectar la falta de alguna de ellas.*Ídem a lo anterior pero con tornillos, tuercas, clavos, entre otros similares en caso de Identificación Micro. *Almacenar por función, es decir, almacenar juntas las herramientas que sirven para funciones similares. *Almacenar por producto, almacenando juntas las herramientas que se usan en un mismo producto). *Asumir como criterio complementario, las “3 F”: Fácil de ver. Fácil accesibilidad. Fácil de retornar a la ubicación original.
También organizar en Identificación Macro: *Identificación Macro Vertical, colocar letreros con nombre de las Áreas. *Identificación Macro Horizontal, con líneas para demarcar división de Áreas, Sendas, dirección de las mismas; para demarcar la localización de materia prima, material en proceso, piezas buenas, defectuosas, etc. Líneas cebras para indicar áreas en las que no se debe localizar elementos, ya que se trata de áreas de riesgo.*Se puede demarcar en el piso los contornos para la ubicación correcta de herramientas de trabajo, como ser soldadoras, escaleras, carretillas, etc.
SEISO: Limpieza. No solo implica limpiar, sino también evitar que se ensucie (suprimir la suciedad). Se eliminan fuentes de suciedad, roturas, etc., en máquinas, equipos, herramientas, documentos, mesas de trabajo, armarios, estanterías y tableros, escritorios, ficheros, pisos, paredes, áreas peatonales, escaleras, ventanas, etc. Con la limpieza del puesto de trabajo: -Cuidamos la salud de los trabajadores. -Disminuimos el riesgo de accidentes. -Impedimos que los productos y materiales se ensucien o dañen. -Mejoramos el funcionamiento de las máquinas. -Aprovechamos al máximo las instalaciones. -Detectamos necesidades de mantenimiento rápidamente.
Para prevenir una avería, hay que adelantarse a hacer un Control de Degradación: si hay basura o mugre presente, abrasión pegada, corrosión, etc.
Identificamos usando la tarjeta amarilla: a) Fuentes de suciedad. b) Roturas y piezas deterioradas.
En la tarjeta amarilla se describirá el problema de limpieza y la acción que se va a tomar. Es utilizada para identificar visualmente la necesidad de limpieza dentro del lugar de trabajo. La misma debe tener para anotar: Nº; Fecha; Sector: Maquina/Equipo; Descripción y Causa del problema; Solución a implementar (con su respectiva fecha de implementación); Observaciones; Fecha de cierre; Nombre y apellido de la persona que elabora dichas identificaciones y descripciones en la tarjeta amarilla.
Actuamos: Eliminamos causas de suciedad: hay acciones muy simples como tirar los papeles en la papelera, evitar imprimir documentos que son innecesarios, no tirar puchos al piso, evitar derramar líquidos y alimentos (al piso, escritorio, maquinas), vigilar que no exista acumulación de polvo en estanterías, escritorio, maquinarias, equipos, suelo, etc. Usar contenedores de basuras y residuos de diversos colores, clasificando los residuos. Hay casos que por las características del trabajo se produce contaminación, en estos casos contenerla y aislarla, por ejemplo en casos de trabajos de soldadura: Instalar un sistema de extracción localizada por aspiración que capta los vapores y gases en su origen. Si Hay un puesto donde se debe cortar metal, se puede instalar una cubierta para que las virutas de metal no salten a cualquier lugar. En caso de cortar madera, simplemente colocar una caja por debajo, donde caiga el aserrín.
Reparar equipos deteriorados, para eso se deben identificar a través de la inspección, las posibles mejoras que requiere el equipo (para disminuir cualquier riesgo que conlleve reparar un equipo deteriorado, como: electrocución, amputación, aplastamiento de extremidades, etc. dicha tarea debe ser llevada a cabo por un técnico especializado, y con experiencia en el cumplimiento de la misma). Señalamos y eliminamos las fuentes de fugas y derrames. Reducimos el tiempo de limpieza, eliminando las fuentes de polvo y suciedad, previniendo derrames y mejorando las partes que son difíciles de limpiar, verificar, lubricar, ajustar y manipular.
*Para la limpieza es importante establecer instructivos de limpieza: -Dónde (Lugar). -Quién (Persona encargada). -Cuándo: (Frecuencia). -Cómo (método de limpieza, determinar los instrumentos y herramientas necesarias para realizarla, asignarles ubicación, identificación). *Además, diseñar la “instrucción de mantenimiento diario” de cada equipo: Es lo mismo: Dónde; Quién; Cuándo; Cómo: se explican las actividades, y el resto es igual que en el ítem anterior.
Es importante proveer capacitación en el desempeño del proceso, operación y ajuste, y los métodos para manejar las anormalidades. Con esto se desea mejorar la confiabilidad operacional, desarrollando operarios competentes.
SEIKETSU: Estandarización y mantenimiento. Hay que “Normalizar” lo alcanzado. Se emprenderán acciones de estandarización de las tres primeras S, a fin de conservar y mejorar los resultados ya logrados. Para esto se sugieren las siguientes actividades:*La estandarización comienza con los “3 NO” (No a: artículos innecesarios, al desorden, ni a la suciedad). *Estandarización de las mejores prácticas (Procedimientos e instructivos de trabajo; Comunicación).* Se debe hacer evaluación periódica: Auditorías de 5 S por parte del equipo designado para tal propósito (Controles periódicos; Internos o externos; Registrar y analizar los resultados; Compartir los resultados; Plan de mejora).*Competencias inter-departamentales e inter-empresariales de 5 S.*Asignar un encargado o responsable a cada máquina. *Programar por lo menos 2 jornadas de limpieza profunda por año. *Promover condiciones que contribuyan a controlar lo que ocurre en su área de trabajo de manera visual (Avisos de peligro; Indicaciones de dónde deben ponerse las cosas; Recordatorios de precaución en la operación; Ayudas visuales de mantenimiento preventivo, nombres en etiquetas, tarjetas). *Facilitar la rápida identificación de problemas de selección, orden y limpieza (control visual).
SHITSUKE: Autodisciplina; Seguir mejorando. En esta etapa la metodología se debe convertir en un HÁBITO: el hábito de mantener correctamente los procedimientos adecuados, buscando la mejora continua. Enseñando con el ejemplo (la directiva debe poner el ejemplo); Fomentar la participación y la creatividad (todos los integrantes deben poder aportar nuevas ideas); Reconocimiento (del esfuerzo de los trabajadores); Compartir los logros obtenidos; Realizar reentrenamientos periódicos; Identificar motivadores para mejorar el compromiso (recompensar a los trabajadores, fomentar su participación, etc.); Establecer procedimientos y frecuencia de reuniones de mejora, capacitaciones, reentrenamientos y auditorias.
Siempre hay algo que mejorar, para eso se deben hacer auditorías, llevar a cabo evaluaciones para ver en qué punto estamos. Siendo necesario hacer un checklist, donde exista una tabla con una lista de posibles desviaciones del método 5 S aplicado al puesto de trabajo. Los elementos pueden llevarse a una expresión numérica. Por ejemplo en la tabla de verificación habrá situaciones: sobre: la presencia de elementos innecesarios, desviaciones en el orden y la limpieza. De modo que se los pueda puntuar para obtener un Resultado de Valoración (dichos valores se realizan usando un criterio de cuáles son más significativos, dado que no todas las deficiencias son igualmente determinantes), que nos Indica la situación en la que se encuentra el objeto de estudio: Sea, Muy Deficiente, Deficiente, Mejorable, o Aceptable (No se puede mejorar sin medir). A partir del resultado podemos vislumbrar qué desviaciones se pueden corregir y de esa manera mejorar. La mejora debe ser continua, no está en nuestra esencia humana la perfección, pero se puede seguir mejorando caminando hacia ese horizonte que es inalcanzable, pero con cada paso avanzamos un poco más hacia adelante.